Отримуєте готівку від клієнтів або купуєте інструменти за готівку? Готівкові розрахунки законні, проте доходи необхідно обліковувати, а витрати — підтверджувати. Це стосується і підприємців, і власників LLC.
1. Чи потрібно відображати готівку від клієнтів?
Так. Оплата за виконану роботу зазвичай є доходом бізнесу, навіть якщо клієнт не попросив рахунок, гроші не потрапили до банку й вам не видали Form 1099.
Приклад: підрядник отримав $800 готівкою за роботу. Уся сума $800 зазвичай включається до виручки. Відсутність банківського переказу нічого не змінює.
2. Чи можна врахувати інструменти, оплачені готівкою?
Так, якщо це реальні, достатньо підтверджені бізнес-витрати й податкові правила дозволяють їх відняти. Спосіб оплати не визначає права на відрахування. Деяке обладнання підпадає під правила амортизації.
| Операція | Сума |
|---|---|
| Готівка від замовника | $800 |
| Допустимі дрібні інструменти | −$150 |
| Попередній прибуток | $650 |
Облік зазвичай має показувати $800 доходу та $150 витрат окремо.
3. Що робити, якщо чека немає?
Відсутність чека не завжди автоматично забороняє відрахування. Однак IRS може вимагати достатніх доказів суми, дати, продавця та ділової мети. Спробуйте отримати повторний чек; зберігайте листування, рахунки, фотографії, записи про покупку. Одразу занотуйте деталі операції.
Лише власного запису не завжди достатньо. Ніколи не вигадуйте квитанції.
4. Отримав готівку й одразу витратив
Якщо ви одержали $500 і витратили $100 на відповідні матеріали, зазвичай потрібно записати дві операції: $500 доходу та $100 витрат. Те, що готівка не потрапила на банківський рахунок, не скасовує облік виручки.
5. Поширені помилки
«Немає Form 1099 — немає оподатковуваного доходу». Неправильно.
«Без чека відрахування завжди неможливе». Інші достовірні докази іноді допомагають, проте їх має бути достатньо.
«Можна показати тільки чисту суму». Виручку і допустимі витрати зазвичай відображають окремо.
«Будь-який депозит готівки — виручка». Внесення власних коштів і справжні позики — інші операції.
«З бізнес-картки можна оплатити що завгодно». Особисті покупки не стають бізнес-витратами.
6. Що підготувати до зустрічі з податковим фахівцем?
Річний перелік готівкових надходжень, витрат, продавців і дат; чеки та інші докази; підтвердження ділової мети. Відокремте власні перекази від оплати клієнтів. Великі готівкові надходження можуть вимагати окремої Form 8300.
Джерела: IRS Publication 583 · Publication 334.