Вы ездите к заказчикам, на конференции или приглашаете клиента на обед? Деловые поездки и деловое питание учитываются по разным правилам. Некоторые подходящие расходы на поездку могут учитываться полностью, питание обычно ограничено 50%, а личные расходы, как правило, не вычитаются.
1. Когда поездка считается командировкой?
Обычно деловая поездка должна уводить вас от tax home (основного района работы) значительно дольше обычного рабочего дня и требовать сна либо отдыха. Разговор по телефону во время отпуска не делает весь отпуск деловой поездкой. Для поездок внутри США и за границу могут действовать разные правила распределения расходов.
2. Какие расходы потенциально допустимы?
| Вид затрат | Обычно допустимо |
|---|---|
| Перелёт, поезд на подходящую деловую поездку | 100% деловой части |
| Гостиница за деловые ночи | 100% подходящей суммы |
| Uber, такси, парковка, дорожные сборы по работе | 100% деловой части |
| Питание в подходящей командировке | Обычно 50% |
| Подходящий обед с клиентом | Обычно 50% |
| Экскурсии, развлечения, дополнительные дни отпуска | Обычно 0% |
| Личные расходы сопровождающего супруга | Обычно 0% |
Поездки на своём авто рассчитываются отдельно — по допустимому пробегу или фактическим затратам.
3. Когда питание учитывается на 50%?
Во время подходящей командировки: собственное питание может подлежать учёту, даже если вы едите один. При расходе $120 потенциальный вычет обычно составляет $60.
Деловой обед с клиентом: при соблюдении правил IRS счёт $100 с налогами и чаевыми может дать $50 вычета. Обычный личный обед в рабочий день, как правило, не подходит. Билеты на развлечения обычно не вычитаются.
4. Пример: конференция плюс личные дни
| Расход | Оплачено | Потенциальный вычет |
|---|---|---|
| Перелёт на преимущественно деловую поездку | $480 | $480 |
| Гостиница — две деловые ночи | $420 | $420 |
| Деловые поездки на такси | $85 | $85 |
| Подходящее питание | $160 | $80 |
| Дополнительная ночь отпуска | $140 | $0 |
| Итого | $1,285 | $1,065 |
Пример предполагает, что поездка преимущественно деловая, расходы отвечают требованиям и не требуется дополнительное распределение.
5. Распространённые ошибки
«Любой обед владельца LLC деловой». Нет, личное питание обычно не подходит.
«Если обсудили работу, можно списать весь счёт». Обычно допустимы лишь 50% соответствующего делового питания.
«Поездка всей семьёй на конференцию полностью вычитается». Личные расходы сопровождающих обычно нет.
«Одной встречи во время отпуска достаточно для всей поездки». Имеют значение основная цель и распределение личных дней.
«Выписка карты достаточна». Нужно обосновать назначение, даты и участников.
6. Что подготовить для налогового специалиста?
Для каждой поездки: даты, место, цель, деловые и личные ночи, транспорт и гостиницу. Для питания укажите полную фактически оплаченную сумму; не уменьшайте её самостоятельно на 50%. Для встреч запишите имена участников и деловую цель.
Schedule C: подходящие travel expenses обычно в строке 24a, деловое питание после применения лимита — 24b. Подробности: IRS Publication 463.