Получаете наличные от клиентов или оплачиваете инструменты наличными? Наличные — законный способ расчёта, но доходы нужно учитывать, а расходы подтверждать. Это относится и к индивидуальному предпринимателю, и к LLC.
1. Нужно ли отражать наличные от клиентов?
Да. Доход от выполненной работы обычно включается в выручку, даже если клиент не попросил счёт, деньги не поступили в банк и вам не выдали Form 1099.
Пример: подрядчик получил $800 наличными за заказ. Эти $800 — выручка бизнеса. Отсутствие банковского перевода не отменяет обязанности по учёту.
2. Можно ли списать инструменты, оплаченные наличными?
Да, если это действительные, подтверждённые расходы на бизнес и применимые налоговые правила допускают вычет. Оплата наличными не мешает вычету. Некоторые виды оборудования требуют амортизации или специального способа списания.
| Операция | Сумма |
|---|---|
| Оплата от клиента наличными | $800 |
| Допустимые мелкие инструменты для заказа | −$150 |
| Предварительная прибыль | $650 |
В отчётности обычно отражаются $800 выручки и $150 допустимых затрат, а не только $650 полученных «чистыми».
3. Что делать, если чека нет?
Отсутствие чека не всегда автоматически означает отказ в вычете. Но нужно иметь достаточные доказательства суммы, даты, продавца и деловой цели. Постарайтесь получить дубликат чека; сохраните переписку, фотографии, накладные и банковские подтверждения, если они есть. Сразу запишите детали операции в журнале.
Простая записка без других подтверждений не гарантирует вычет. Никогда не создавайте фиктивный чек.
4. Получил наличные и сразу потратил — как отражать?
Допустим, вы получили $500 наличными и заплатили $100 за подходящие бизнес-материалы. В учёте нужны две отдельные операции: $500 выручки и $100 расходов. Поступление не перестаёт быть доходом из-за того, что деньги не вносились в банк.
5. Распространённые ошибки
«Без 1099 доход не облагается налогом». Неверно. Деловые поступления обычно учитываются независимо от 1099.
«Нет чека — вычет всегда запрещён». Не всегда, но другие доказательства должны быть достаточными.
«Можно указать только выручку за минусом расходов». Обычно продажи и расходы учитываются отдельно.
«Любое внесение наличных в банк — доход». Собственные средства владельца и настоящие займы обычно не являются выручкой только из-за внесения на счёт.
«При оплате бизнес-картой всё автоматически вычитается». Важна деловая цель, а не способ оплаты.
6. Что подготовить налоговому специалисту?
Список всех поступлений наличными, продажи по картам, журнал наличных расходов, квитанции и другие подтверждения, объяснение назначения покупок. Не смешивайте собственные переводы с доходами от клиентов. Крупные наличные поступления могут подпадать под отдельную отчётность Form 8300.
Ресурсы IRS: Publication 583 · Publication 334.